第三节 追踪你的时间使用状况（1 / 2）

第三节 追踪你的时间使用状况

2018-04-15 作者： 杨玉柱

第三节 追踪你的时间使用状况

“在时间的有效运用上，管理者的敌人是自己。Www.Pinwenba.Com 吧”时间管理者应先客观地衡量自己运用时间的方式——自己的时间使用状况。华为时间管理专家指出，几乎所有记录时间使用状况的人对自己的时间使用方式都会产生惊奇的发现，这种对时间使用情况的追踪对他们大有裨益。而为了节省时间而花费少量时间（追踪使用情况），不失为一种明智之举。

使用列表做工具

当电脑中突然出现一个耗费内存的、莫名其妙的线程，将CPU占用率提高到100%，电脑开始装“死”或者真“死”……这时，我们可以采用“Reset”按钮。但是，当工作中出现一个耗费内存的线程时，我们无法设计一个“Reset”按钮，但是，我们可以在接下来的工作中做好预防措施。在华为，员工们发现了一个很好的方法，即使用列表来记录每天的时间开销，用以作为分析时间使用情况的依据。运用列表工具的过程中，可使用以下6种方法。

选择最得心应手的列表工具

根据需要及个人习惯，选择最得心应手的记录工具，如下。

纸笔：作为最原始、最廉价的工具，它们也是一种记录时间开销比较习惯、方便的方式。

免费记录软件：将免费记录软件（3M Post-it Notes Lite）下载到笔记本电脑、智能手机中，保持电脑和手机的电量充足，以随时记录时间开销。

电子笔：用电子笔“Logitech io”来录入笔记本等纸面上书写的文字。

列表时不强求工整

列表的读者往往是自己，只要自己能看懂即可，不必强求公整。

在华为，很多员工都会熟练地运用缩写、箭头、线条、对号、叉号以及各种各样的符号和圈圈框框……以最简便的方式来记录，除非必要，否则他们不会再花时间重新整理自己的列表。

随手可及的列表和列表工具

做列表时，他们可能使用铅笔、圆珠笔、钢笔或签字笔等，也可能使用任何一个本子上的某一页纸、使用专门的黄色便条纸，或在墙壁的白板上写……但是，那个列表一定是随手可及的。

如果一天都在办公室，那么，他们会在办公桌的围栏上贴黄色便条纸，或将列表放在抬头可见的白板上。

如果一天要做的工作几乎都在电脑上完成，那么，他们会选择Windows Vista边栏上的便笺小工具。

如果一整天都要在外工作，那么，他们往往会选择PDA或者随身携带的小笔记本。

确定最重要的那个任务

判断一件事情是否重要的标准只有一个——是否对目标的实现有益。那么，如何然而判断一个任务是否紧急呢？对此，华为的员工们有一套自己的方法：“我们只需将自认为紧急的任务延迟一段时间再处理，就会明白那些任务实际上都没有那么紧急，也会更加明确真正对目标实现有帮助的、最重要的任务到底是哪件。”

制作专门的下一阶段任务列表

除非万不得已，绝不在任务完成之前中途更改列表中的项目，而是启用下一阶段的任务列表，将新想法记录下来，然后马上回到当前的任务列表前，专注于当前应该完成的任务。这样一来，在当前的任务完成后，下一阶段的任务列表上已经有相当数量的、具体的待处理项目。

给任务制定核对列表

在任务列表中的每一个项目实施完毕后，他们会用事先制定的检查列表来确认当前任务是否如期完成。如果项目不超过7个或对项目已经非常熟悉，那么检查列表可以在大脑中进行核对，而不必一一写出；如果任务项目较为复杂，最好提前制作一个核对列表，逐一进行核对，以确保无误。

列一份时间开销清单

大多数人并不了解自己，逃避现实似乎比观察及解释自己的行为更容易。面对自己并客观地了解自己对时间的使用情况，需要巨大的勇气。而若我们能花一个星期来客观地了解自己的时间使用情况，将发现：这是一种极为有益的经验。

其实，了解自己的时间使用状况并非什么难事。开列一份在一周内花费时间的清单，并非计算每一分钟的“时间难题”，而只是记录下一周内每隔半小时的所有活动。只要持之以恒地记录，即可获得一份完整的时间开销清单，接下来就可以完成时间开销清单的分析和诊断。华为的员工们精于这样的时间使用追踪，他们会为此准备两张表。

那么，他们是如何使用这份时间开销清单呢？

在《时间开销清单》中列出每周中10项或更多的主要活动，并将每一类活动按顺序编号。

准备一份的《一周事件记录表》，将表一中的活动对应地列在表中。

在周一开始时，随身携，每半小时在适当位置记上该活动的编号。例如，星期一上午9点到9点半进行上下班交接，就将编号1记在星期一上午9点的空格里。

统计每一项活动出现的次数。例如，在时间表上第三项活动“打电话”出现了10次，即表示他花了5个小时在工作时打电话。

将“预期花费时间”减“实际花费时间”的余数填在表的“上两项时间的差额”一列内。如果是负数，表示我们花费在该活动上的时间多于预期；如果是正数，则说明我们花费的时间少于预期。