第二节 化繁为简地优化流程（1 / 2）

第二节 化繁为简地优化流程

2018-04-15 作者： 杨玉柱

第二节 化繁为简地优化流程

越复杂的事情，越可以用简单的方法去化解。Www.Pinwenba.Com 吧而将化繁为简的工作方法应用于工作流程管理，让工作流程中的各个环节由复杂变为简单，任务完成所需的时间势必大大减少。

去除流程中的冗余环节

2009年，任正非向华为全体员工发出指示：让一线直接决策！他曾经百般周折地将一个庞大的企业集团牢牢地控制在手中，但是，此时，在一线上奔忙的员工却渐渐缺少了当年创业是的激情和敏锐，他发现：企业中设置了过多流程控制点，冗余的环节阻碍了上传下达的流畅性，降低了员工工作效率。

任正非认为：去除流程中的冗余环节，让工作流程的各个环节得到精简，是优化工作程序、提高工作效率的第一步。

发现和去除缺少价值的环节

如果流程中各个环节结束后未创造出预期的价值，那么，流程的执行也就失去了意义，执行流程只会平白地消耗资源。此时，只有删除那些冗余的流程，才能将有限的资源投入到其他流程中去，在总体上缩短流程周期。

已成为华为中层管理者的刘宁（化名）说：“我现在最大的爱好之一，就是分析工作流程的网络图，每一次能去掉一个多余的环节，就少了一个工作延误的可能，这里意味着大量时间的节省。这2年来，我去掉的各种冗余工作环节达70个，粗略评估了一下，这里省下的时间高达3000多个小时，也就是120多天啊！”

去除流程中的重复、多余的环节

充分、良好的内部控制才能保证流程输出结果的质量。不过，需要注意的是：最理想的状态并非控制越多越好，而是将流程中重复的、冗余的环节尽快予以删除。针对重复、冗余环节的简化，可利用流程进行内部控制分析——确定一个控制目标后，根据内部控制目标来确定关键的内部控制程序，再分析这些关键的控制程序，确定是否存在重复之处，是否存在优化的可能。

对流程进行内部控制分析时，流程设计者必须注意以下两点。

充分考虑企业的内部控制环境。不同企业的内部控制环境存在着明显的差异，因而对内部控制程序的要求也不同。对于好的内部控制环境，其控制风险相对小，适当减少控制程序也不会影响控制目标的实现。

测试流程的实际执行情况。例如，对于“职责分离”这样的控制程序，只有通过实地观察才能确定该程序是否得到贯彻。

改变任务中的问题环节

一些过分复杂的问题环节可能是进一步简化的机会。但是，困难和危险的工作环节不会同简单和安全的环节一样被最高效地完成。例如，华为曾由内部员工来专门开展环境清洁工作，但管理者发现外聘专业保洁人员来操作这项工作比员工亲自操作更节约成本、节约员工的有效工作时间。一般说来，如果员工们不愿意操作某些工作任务，管理者应认真分析其原因，改变冗余环节的问题状态。

合并可简化的环节

在华为，如果当前的工作环节皆不能被取消，那么，管理者为了简化流程，会考虑将各个环节适当加以合并。合并是指将两个或两个以上的事务或环节合为一个，例如，工序或工作任务的合并、工具的合并等。当各环节之间的生产能力不平衡，出现人浮于事和忙闲不均时，将这些环节加以调整和合并，往往消除了重复现象，并取得较为明显的效果。

合并流程中的上下环节

将一项任务的多个环节分别交给几位执行者，可以大大加快企业内部物流和信息流的速度。但是，从上一环节到下一环节的交接过程，也可能是一次发生错误的机会。所以，为避免出现交接时的失误，可将多个环节的工作任务交由一位执行者全权负责。

华为通常指定一位员工负责一个产品或服务的全过程——从下定单到发货或服务开始至结束。这些员工在服务业组织中称为“个案员”或“个案经理”，成为客户与企业的单一接触点。