第一节 认识时间管理（2 / 2）

发现自己工作中存在时间浪费后，要及时找出自己时间管理不善的原因，以尽快解决这样的问题。一般说来，时间管理不善主要源于5个方面，下面我们一一加以阐述，并给出改进建议。

原因1：工作缺乏计划

事先拟定计划能为工作实施带来诸多好处，但有点人可能从来不做计划或不重视做计划，这无外乎以下原因：因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；计划与事实之间极难趋于一致，所以对计划丧失信心；不做计划也能产生实效；不知道如何制订计划。

华为极其强调实效性，他们认为计划越周密、完整，任务执行起来就越顺利，因而格外重视工作计划的制定：

制订年、月、周、日的工作安排计划，有效地保持对执行计划的控制，并罗列一份主要待办事项清单；

合理地安排最主要的工作任务和最关键的问题，以部分工作任务的合理安排来带动其他工作任务的按时完成；

周密地考虑工作计划，确定实现工作目标的手段和方法，确定目标的实施步骤。

原因2：组织工作不当

组织工作不当主要体现在4个方面，如工作内容重复，事必躬亲，沟通不良，工作时断时续。那么，当组织工作中出现这些问题时，势必浪费很多时间，那么，采用哪些方式进行处理比较有效呢？

接受请托：接受请托前先问自己：这种请托属于我的职责范围内吗？对实现目标有帮助吗？如果接受它，我将付出什么代价？如果不接受它，我又需承担什么后果？经过这一番“成本——效益分析”后，再行取舍。

利用资源：从相关部门或人员手中获取所需的资料，既节约时间，又保证了信息的正确性。例如，如果想了解其产品的设计缺陷而进行下一步改进，不妨直接与设计者沟通。

授权：将主要的精力和时间放在更重要的事情上，不在无关紧要的小事上浪费精力。作为管理者，还应学会适当授权，给自己更多宽松的时间进行思考和决策。

原因3：时间控制不够

在时间管理上最大的恶习就是拖延时间。在时间控制方面人们容易陷入某些陷阱，如习惯于拖延时间，不擅处理不速之客或电话的打扰或被泛滥的“会议病”困扰。

对于这类问题，主要从培养个人紧迫意识、保持工作快节奏、克服决策犹豫等方面着手，这一点我们将在下一节详加阐述。

原因4：整理整顿不足

办公空间的杂乱无章与办公空间的大小无关，因为杂乱是人为造成的。如果一个缺少条理的人会让小的办公室变得杂乱无章，即使为之更换大办公室，效果也是一样。

当管理者或同事向你索取你所管理的物品时，你是否能在第一时间内给出？当你需要参阅一份信息时，是否要将所有文件夹、资料柜逐个翻遍才能找到？如果你的回答是“是”，那么你需要尽快设计一套管理系统，包括纸面文件夹和电脑文件夹。

华为将5S作为最为主要的管理助手。无论是办公室还是车间，各种用品均需摆放整齐，准确标识，做到一目了然。

原因5：进取意识不强

某些人对工作时间的白白浪费毫无感觉，个人态度消极、做事拖拉、找借口推脱工作、唏嘘不已、做白日梦、工作中闲聊。而造成这类表现的最根本原因在于其个人缺乏进取意识、责任感和认真态度。

华为的技术能力发展迅猛，销售能力咄咄逼人，这主要源自华为“狼”文化对员工的影响，从上到下的危机意识激励着他们积极进取，把握手中的每一分钟。

如果我们对时间的感觉始终处于迟钝状态，换句话说，觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，那我们需要好好反省自己，因为这可能会让我们丧失极为宝贵的机会，随时被淘汰！