第四节 出色的自我时间规划（1 / 2）

第四节 出色的自我时间规划

2018-04-15 作者： 杨玉柱

第四节 出色的自我时间规划

“磨刀不误砍柴工。Www.Pinwenba.Com 吧”谨慎的自我时间规划是创造时间的最佳方法。据统计，在制定规划时每多花一分钟，那么操作时就会节省10分钟。因此，在开始任何有建树的工任务作前，必须进行良好的自我时间规划。为实现效率最大化而规划自己和工作，在开始工作前将所有事宜安排妥当，我们才有可能发挥出自己的最佳水平，这是良好的时间管理的核心。

5步完成个人时间规划

在华为，员工们进行时间规划时，往往采取5个特定的步骤，以保证规划工作的条理性和各环节的流畅性。

步骤1：收集任务

检查一下哪些任务未被完成，将不完善的或已经确定行动方案、正在等待执行的任务统统罗列出来，记在各种事项的专用纸张或PDA上。收集工作的关键在于将一切赶出自己的大脑，毫无遗漏地记录下所有的工作任务。

在华为，很多管理者有一个习惯，就是在每件手写物品上注明日期，如交给秘书或下属的即时便条，与客户通电话后的随手记录等。这样一来，就可以用很少的时间获取极有价值的信息。

步骤2：整理任务

定期或不定期地整理任务，根据是否能够付诸行动，对任务加以区分：对于不能付诸行动的任务，进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾等类型。而对可行动的任务，则考虑是否能在最短的时间内完成，如果可以，则立即行动；如果不能，则对下一步行动进行管理。

在华为，员工们整理任务时会遵循以下3个基本原则。

从最上面的一项开始处理，尽可能迅速地完成所有任务，而且不逃避对任何一件任务的处理。

一次只处理一件事情，迫使自己集中注意力作出判断。

决定开始处理任务时，立刻判定它的实质及处理方法，杜绝二次处理的时间浪费。

步骤3：管理任务清单

管理任务清单主要分为对参考资料的管理与对下一步行动的管理。其中，对参考资料的管理主要通过文档管理系统进行，而对下一步行动的管理则分为等待清单、未来清单和下一步行动清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来清单则是记录延迟处理且没有具体完成日期的未来计划等。而下一步清单则是具体的下一步工作任务及要求，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，则需要将之细化为更加具体的工作任务。

华为要求员工对下一步清单作出进一步的细化，例如，按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、仓库）分别记录任务，这些任务只有在这些地方才可以执行，且到达这些地点后，可以一目了然地知道应该执行哪些任务。

步骤4：回顾与检查

华为按周进行任务检查，员工通过每周检查来更新所有清单，并对未来一周的工作进行计划。在这一阶段中，员工们需要明确以下问题。

需要关注哪部分的工作内容？什么时候开始关注这些工作内容？

为确保整个系统持续运转，又使自己能够从事更高层次的思考和管理活动，员工需要采取什么行动？多久进行一次回顾与检查？

步骤5：开始行动

为了在安排系统和行为时取得理想的效果，员工在开始行动前会根据所处的环境、时间长度、精力情况以及重要性等因素，逐项选择清单以及清单上的事项来施行。

环境：根据环境需要来安排所有的活动，将某项任务列入清单前，先判断其处理步骤（处理这件事要不要一台电脑？一部电话？需要马上去购买吗），以把握整体进程，作出准确的决策。

时间：了解自己到底拥有多少时间。如果10分钟后必须参加一个会议，那么在这一段时间内只能选择花费10分钟就能处理任务，这与拥有几个小时所作出的选择大不相同。

精力：根据身体状况和精神状态去安排各项任务活动。当自己感到精神疲惫、体力不支时，可以考虑处理一些脑力消耗较少的任务，如将通讯资料的录入、文件夹的整理、资料的备份等。

重要性：在所有任务项目的选择中，明确哪一项任务相对最为重要，然后展开行动。

个人时间规划的6种方法

将所有的时间管理建议都囊括于表格中，将我们所需完成的任务填入表格——对很多人来说，这种时间规划技巧看似简单，但如果不能掌握有效的方法，操作起来往往不易奏效。华为在时间管理培训中，提出了这种时间规划的有效的具体操作方法。

将一天要做的任务列成清单